Зачем нужны книги учета в организации

Практически каждая организация в ходе ведения документооборота обзаводится различными книгами учета и регистрации. Такие книги необходимы для формирования учета важных документов, чтобы фиксировать их дату, упорядочивать хранение и движение документов, для дальнейшего удобного поиска.

Как правило, регистрации подлежат все документы, которые были созданы внутри компании или поступили извне. Каждая организация выбирает для себя более удобный формат нумерации, например, с использованием дробной черты, тире или букв.

В каждой организации, независимо ее размеров и количества сотрудников, обязательно должны быть такие книги регистрации и учета, как:

- Книга учета договоров;
- Книга учета приказов по основной деятельности;
- Книга регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
- Книга регистрации служебных записок.

Помимо прочего, можно заводить книги для облегчения процесса работы в бухгалтерии или при кадровом учете. Так, например, для кадрового учета можно завести книги с учетом отпусков или отгулов. А для бухгалтерии удобно иметь под рукой книгу учета выдаче подотчетных денежных средств или средств на хозяйственные нужды.

Не существует перечня обязательных документов, которые подлежат регистрации в книгах учета. Поэтому можно регистрировать как все документы компании, так и выборочные. Но для экономии времени сотрудников лучше регистрировать те документы, которые подлежат дальнейшему отслеживанию.

Несмотря на то что большую часть документооборота стараются перевести в электронный вид, бумажный вариант книг учета и регистрации все еще актуален. Это касается тех случаев, где необходима подпись сотрудника. Начиная от бухгалтерский и кадровых книг учета, заканчивая инструктажем на рабочем месте.

В нашем канцелярском интернет-магазине Скрепка вы можете приобрести книги учета и регистраций для любых целей: