Прошиваем документы по ГОСТу

Каждая компания сталкивается с тем, что при архивации документов или передаче их в контролирующие или регистрационные органы, возникает необходимость прошивки документов. Для чего это делается?

В первую очередь для того, чтобы избежать потерь или подмены документов, так как в прошитой стопке бумаг тяжело заменить пару листов. Особенно учитывая тот факт, что при прошивке все листы нумеруются и надежно скрепляются.

Как прошивать документы по ГОСТу?

На самом деле на сегодняшний день точный регламент прошивки документов отсутствует, но Росархив рекомендует руководствоваться:
- 76-м приказом от 23 декабря 2009 года;
- государственным стандартом Р51141-98 по архивированию, делопроизводству;
- инструкциями Центробанка РФ.

Что нужно для прошивки документов?

1. нитки;
2. шило;
3. игла;
4. файл-сшиватель;
5. ножницы;
6. дырокол;
7. клей ПВА или силикатный.

Какие существуют способы прошивки документов?

Способ 1. Через два отверстия.
Вам понадобится канцелярский дырокол и нитки. Если страниц в документе мало, то прокол отверстий возможен толстой иглой.

Сложите листы аккуратной, ровной стопкой и сделайте отверстия вдоль левого края, отступив от него 10-20 мм. Нить необходимо продеть через оба отверстия, чтобы между ними нить образовала петлю. Концы нити завяжите крепким узлом, сложите их вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой.

На пломбе необходимо написать: «Пронумеровано и прошито ___ листов». А также указать количество листов, фамилию, инициалы, поставить подпись с указанием даты. Иногда также требуется и печать организации.

Способ 2. Через уголок.
Некоторые документы можно прошивать через согнутый уголок, если их немного. Такой способ подходит для некоторых кассовых и бухгалтерских документов.

Для этого необходимо сложить листы бумаги в стопку, загнуть левый верхний угол в обратную от себя сторону. Далее проделываются два отверстия в согнутом уголке только с помощью иглы и прошиваются нитью, как в способе через два отверстия. Обязательно после сшивания поставьте пломбу.


Способ 3. Через три отверстия.
В данном способе при помощи дырокола в стопке документов делается три отверстия. Одно посередине и по одному сверху и снизу. Расстояние между проколами может составлять 30-50 мм.

Далее берется игла с ниткой, с задней стороны продевается в среднее отверстие, выводится наверх. Далее нить с иглой тянется по лицевой стороне к нижнему отверстию. Затем от нижнего отверстия по задней стороне нить продевается в верхнее отверстие и по лицевой стороне снова возвращается в среднее отверстие.

Таким образом нужно повторить манипуляцию несколько раз, концы нити сзади документа завязать узелком и поставить пломбу.


Способ 4. Через четыре отверстия.
Такой вариант подходит для большого объема документов. Здесь вам пригодится шило, так как обычный дырокол не справится с толстой стопкой документов. Отверстия делайте на расстояние 1,5-2 см. друг от друга.

Чтобы было удобней, давайте обозначим отверстия сверху вниз от 1 до 4, где 1 - это самое верхнее отверстие, а 4 - самое нижнее.

Алгоритм действий такой: игла с нитью через отверстие 3, с задней стороны стопки документов, продевается вверх и по лицевой стороне тянется к отверстию 4. Оттуда по задней стороне игла с нитью снопа попадает в отверстие 3 и по лицевой стороне тянется к отверстию 2.
Через 2 отверстие по задней стороне нить тянется к отверстию 1. Далее по лицевой стороне нить возвращается в отверстие 2.

Концы нити по итогу должны оказаться на задней стороне стопки документов, чтобы завязать нить в узел и поставить пломбу.

Что еще нужно учесть при прошивке документов?

- нумеруются не страницы прошивки, а именно листы;
- нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа;
- если количество листов для прошивки превышает 250 листов, то документы нужно разбить на тома;
- если в нумерации произошла ошибка, то неверный номер нужно аккуратно зачеркнуть, поставить рядом правильный номер и сделать заверительную надпись на участке рядом с исправлением.

Благодаря этой статье, вы сможете правильно и грамотно прошить документы. А все необходимое для этого вы можете приобрести в нашем канцелярском магазине Скрепка, воспользовавшись подборкой ниже.