Как рассчитать расход канцтоваров в офисе

Ни один офис не обходится без канцелярских принадлежностей.
Чтобы никто из сотрудников не остался без канцтоваров, необходимо знать, как избежать «канцтоварной нужды». Ручки, папки, бумага для принтера, степлеры, файлы, карандаши — все это необходимо для работы в офисе.

Как вести учет канцтоваров?

Если компания большая, то учет канцтоваров удобно вести по отделам. Если же в компании трудятся всего несколько человек, то учет удобно вести по сотрудникам, просто уточняя у сотрудников, что из канцелярии им необходимо. В средних же и крупных компаниях лучше собирать заявки на канцелярию по отделам. Это поможет упростить и контролировать процесс закупки канцтоваров.

Для начала составьте перечень канцтоваров длительного использования и расходных материалов (бумага для принтера и тд.). Их запасы нужно пополнять раз примерно раз в месяц. Далее составьте список канцтоваров, которые используются реже.

В среднем одному сотруднику необходимы такие вещи:
• Ручка, карандаш, линейка, ножницы — 1 шт
• Степлер, скобы к нему, антистеплер — 1 шт
• Лотки для бумаг — 1-3 шт
• Папки, файлы, архивные папки — в зависимости от объема документов
• Блокнот или ежедневник — 1 шт
• Блок для записей — 1-2 шт
• Маркеры и текстовыделители — 1 уп.

Когда вы составили список канцелярских принадлежностей, стоит начать анализировать.
• Следите за расходом канцтоваров по отделам и сотрудникам. Через квартал у вас появятся верные данные, чтобы определить количество канцтоваров необходимое для закупки.
• Заведите таблицу в Excel по отделам или по сотрудникам, чтобы вести учет канцтоваров.

Введите систему сбора заявок на канцелярию и учитывайте такие важные факторы, как:
• Периодичность. Ее стоит определять в зависимости от потребности компании.
• Сроки предоставления. Для соблюдения дисциплины установите сроки подачи заявки и заложите туда примерно 2-3 дня сверху для тех, кто может опоздать с подачей заявки.
• Форма подачи заявки. Создайте единый понятный шаблон, чтобы при обработке заявок не возникло путаницы.

Также не забывайте создать запас канцелярских принадлежностей на случай экстренных ситуаций. Все эти простые шаги помогут вам оптимизировать расходы на канцелярию, создать дисциплину в учете канцтоваров и экономить огромное количество времени при закупке всего необходимого.

Также для экономии вашего времени, воспользуйтесь подборкой ниже для пополнения запасов необходимой канцелярии в офис.